Proje Yönetimi Ve Uygulamasi

Bu bölüm, projenin faaliyetleri kapsamında yürütülecek detayları sunmaktadır. Koordinatör kurum, projenin belirlenen takvime uygun ilerlemesini ve hedeflere ulaşılmasını sağlamak için kalite stratejisini titizlikle takip edecektir. Proje süreçlerinde olası riskleri önlemek amacıyla Ulusötesi Proje Toplantıları (TPM'ler) ve çevrimiçi toplantılar düzenlenecektir. Her kurumdan iki katılımcı TPM toplantılarına katılacaktır. Türkiye'de yapılacak Çevrimiçi TPM sırasında, takvim ortaklarla birlikte gözden geçirilecek ve gerektiğinde güncellemeler yapılacaktır. Kalite kriterleri TPM'lerde detaylandırılacaktır. Projenin ilk TPM'sinde, proje ortaklarıyla Etkili İşbirliği İçin Pratik Rehber (EİPR) paylaşılmıştır. Bu rehber; proje çalışma paketleri, konsorsiyum yapısı, proje işbirliği ekibinin iletişim bilgileri, proje faaliyetlerinin uygulama planı, çalışma paketlerinin detayları ve ortakların sorumlulukları hakkında ayrıntılı bilgiler içermektedir. Sonuçların kalitesini izlemek ve proje faaliyetlerinin değerlendirmelerini yürütmek üzere, ilk TPM'de her ortak kuruluştan bir temsilcinin dahil olduğu bir Proje Yönetim Komitesi (PMC) oluşturulacaktır.

Koordinatör, kurumsal komiteye başkanlık edecek ve sekretarya süreçlerini yürütecektir.

PMC, her 3 ayda bir çevrimiçi toplantılar aracılığıyla bir araya gelecektir.

Bu toplantılarda komite üyeleri; çalışma paketlerinin ilerlemesini, devam eden faaliyetlerin durumunu, ulusal yaygınlaştırma faaliyetlerinin durumunu ve projeyle ilgili diğer konuları tartışacak, projenin tüm süreçlerinin, faaliyetlerinin, mevcut ve/veya potansiyel sorunlarının işleyişi hakkında fikir birliğine varacaklardır.

Bu toplantılarda, ortaklar tarafından gönderilen 3 aylık raporlar tartışılacak, düzeltici önlemler alınacak ve toplantı raporu ortaklarla paylaşılacaktır.

PMC, tespit ettiği sorunları düzeltici önlemler alınabilmesi için proje ortaklarına raporlayacaktır.

Ortaklardan her 3 ayda bir iç ilerleme raporları talep edilecektir.

Bütçe Kontrolü

Ortaklar, projenin görünürlüğünü artırmak ve Erasmus+ Programı ile AB'nin tanıtımına katkıda bulunmak amacıyla, proje bütçesini maliyet etkin bir şekilde kullanarak yüksek kaliteli etkinlikler düzenleyecektir.

Türk Mikrobiyoloji Cemiyeti (TMC), bütçeden sorumlu olacaktır.

Genel koordinasyonu sürdürmek ve her faaliyetin zamanında ve bütçeye uygun olarak tamamlanmasını sağlamak için her bir faaliyet detaylı olarak incelenecektir. Ayrıca, TMC'nin projenin finansal işlemlerini denetlemekle görevli kilit bir personeli bulunmaktadır.

Proje Yönetim Komitesi (PMC), proje boyunca bütçe ve zaman yönetimini kontrol edecektir.

Ev sahibi ortaklar, etkinlikler sırasında kendi teknik personel kaynaklarını ve kendi cihazlarını kullanacaklardır. Bu, eş finansman olarak kabul edilecektir.

Bütçe Kontrolünü Sağlamak İçin:

1. Koordinatör, ortak kuruluşlar tarafından onaylanması gereken açık bir ikili anlaşmada mevcut bütçe hibe miktarını belirleyerek sorun önleyici bir yaklaşım benimseyecektir.

2. Bu anlaşma, tüm ortakların kesinlikle uyması gereken ilgili Erasmus+ düzenlemelerine atıfta bulunacak ve mevcut fonların belirli bir yüzdesinin ne kadar süreyle kullanılması gerektiğini belirtecektir. Bu ikili anlaşma ayrıca, koordinatöre sunulması gereken ilerleme raporlarının sıklığını ve gerekli belgeleri de belirleyecektir.

3. İlk avans ödemesi, proje hibe ödemesi Ulusal Ajans tarafından yapıldıktan ve ikili sözleşme protokolü imzalandıktan sonra gerçekleştirilecektir. Bir sonraki ödeme, ilerleme raporunun onaylanmasından sonra yapılacaktır.

4. Proje bütçesiyle ilgili tüm harcamalar, koordinatör kurum tarafından oluşturulan standart şablon aracılığıyla izlenecektir.

5. Olası bütçe sorunlarını kontrol etmek amacıyla, bu ikili anlaşmada belirlenen fon seviyelerinin kullanılmaması veya fonların Erasmus+ düzenlemeleri kapsamında kullanılmayacağının değerlendirilmesi durumunda, belirli bir ortak kuruluşa başka fon transferi yapılmayacağı belirtilecektir. İkili anlaşmalar çerçevesinde, risk yönetimi kapsamında sözleşme imzalandıktan sonra %80, nihai raporun onaylanmasından sonra ise kalan %20 ödeme ortaklara yapılacaktır.

6. Çevrimiçi başlangıç toplantısında, proje koordinatörü uygun ve uygun olmayan maliyetleri ve ilgili Erasmus+ düzenlemelerini açıkça belirtecektir.

7. Sunulan ilerleme raporlarında bir bütçe sorunu tespit edilirse, koordinatör düzeltme talep edecek ve ortak bunu düzeltmezse, ortağa 2 hafta içinde iadeli taahhütlü posta ile yazılı olarak tekrar bildirimde bulunularak düzeltici önlem alması istenecektir. Düzeltici bir önlem alınmazsa, Koordinatör danışmanlık için Ulusal Ajans ile iletişime geçecektir.

Zaman Yönetimi

Ortaklar, ilerlemeyi izlemek ve gerekirse düzenlemeler yapmak için kullanılacak olan proje takvimini gözden geçireceklerdir.

Proje yöneticileri, planlanan faaliyetler ve çıktılar hakkında ortakları belirlenen tarihten önce bilgilendirme, hatırlatmalar ve yol haritaları gibi önleyici bir yaklaşım benimseyecektir.

Planlanan faaliyetlerdeki ilerlemenin plana uygun olmadığı durumlarda düzeltici eylem talep edilecektir.

Riskleri Ele Almak İçin Tüm Ortaklar Arasında Aşağıdakiler Kabul Edilecektir:

Her ortağın hak ve yükümlülükleri, her ortağın başvuru sahibi ile imzalayacağı anlaşmada açıkça belirtilecektir.

Anlaşma, çevrimiçi toplantılar ve koordinatörün ilgili ortağa doğrudan ziyaretleri dahil olmak üzere, çatışmaları ele almak için resmi prosedürleri listeleyecektir.

Ortaklar, ilk TPM sırasında risk analizi ile ilgili bir belgeyi paylaşacaklardır. Belgede ana riskler ve önleyici tedbirler açıklanacaktır.

Proje Yeşil Uygulamaları

Sıfır karbonlu bir gelecek için daha az seyahat (2 çevrimiçi toplantı). Fiziksel seyahat ve yüz yüze etkinlikleri azaltma girişimi, sıfır karbonlu bir geleceğe ulaşmaya yardımcı olacaktır.

Seyahatler sırasında ortaklar, sürdürülebilir ulaşım biçimlerini ve daha çevre dostu davranışları teşvik ederek karbon nötrlüğünü hedefleyecektir.

Kağıtsız Erasmus'u desteklemek için daha az basılı materyal kullanılacaktır.

Dağıtım materyalleri dijital olacak, böylece katılımcılar ve hedef gruplar arasında gereksiz baskı oluşmayacaktır. Sürdürülebilirlik, döngüsel ekonomi ve sıfır atık uygulamaları konularında farkındalık artırılacak, enerji tüketimini, atığı ve çevreye verilen zararı azaltmak için proje içinde sorumluluk ve sürdürülebilirlik kültürü teşvik edilecektir.

Proje faaliyetleri sırasında yeniden kullanılabilir, dayanıklı ve onarılabilir ürünler seçilecektir.

Katılımcıların bilinçli seçimler yapmaları ve ekolojik geçişte aktif rol oynamaları teşvik edilecektir. Katılımcılar ayrıca eTwinning ve EPALE gibi sürekli ürün üreten platformlar hakkında da bilgilendirilecektir.